TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolain (523/1999 10 ja 24 §)ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Päivitetty 24.5.2018

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Valakia Interactive Oy (2718405-7)
Kauppaneliö 13
60120 SEINÄJOKI
info@valakia.fi
050 353 7593

(jäljempänä ”valakia”)

Yhteyshenkilö:

Mika Autio
mika.autio@valakia.fi
050 549 7424

2. Rekisterin nimi

Valakian asiakas- ja käyttäjärekisteri

3. Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • tuotteidemme ja palveluidemme tuottaminen/toteuttaminenja kehittäminen
  • sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen
  • laskuttaminen
  • asiakassuhteemme hoitaminen/ylläpitäminen, asiakaspalvelu ja uusasiakashankinta
  • kävijämäärien ja liikenteiden lähteiden tarkastelu (verkkokäyttäytyminen), tuotteiden ja palveluiden käyttöasteen arvioimiseksi (Google Analytics), asiakapalvelutilanteen parantamiseksi (Crisp Chat) sekä tietoturvan parantamiseksi (WordFence, Jetpack)
  • ylläpitomahdollisuuden toteuttamiseen (WordPress)

4. Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu asiakassuhteen ja/tai sopimuksen täytäntöönpaneminen ja ylläpitäminen. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan nimenomaiseen suostumukseen.

5. Käsittelemämme henkilötiedot

Käsittelemme vain työn tekemisen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja. Keräämme sähköiseen reskontraan Valakian laskutushistoriaa ja ostolaskuhistoriaa, jossa käsiteltäviä henkilötietoja ovat: asiakasnumero, yrityksen nimi, y-tunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, laskutustiedot (projektien tunnisteet, yhteyshenkilöiden nimet ja verkkolaskuosoitteet). Lisäksi sivustokohtaisen ylläpidon ja ylläpitäjien puitteissa voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja: liikenteen lähde (IP-osoite), henkilön nimi, nimimerkki/alias (käyttäjänimi) ja sähköpostiosoite. Harvoissa tapauksissa voidaan käsitellä ylläpitohenkilön osoitetta ja puhelinnumeroa, mikäli he itse tallentavat näitä tietoja käyttäjäprofiiliinsa. IP-osoitteita voidaan seurata tietoturvan parantamiseksi, seuraamalla mistä liikennettä sivustoille saapuu (mahdollisen haittaliikenteen poissulkemiseksi). Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua sovitunlaisesti ja turvallisesti.

6. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista asiakkaan palvelun tuottamiseksi. Laskutushistoriaa ja laskutustietoja säilytämme kirjanpitolainsäädännön mukaisesti. Sivustoilla säilyvät tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot hävitetään viipymättä, asiakkaan toimittaessa niistä tiedon. Google Analytics –tiedot vanhenevat 26kk kuluttua. Crisp Chatin ja WordFencen tiedot poistuvat GDPR-suositusten mukaisesti.

7. Tietojen keruu

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan nimenomaiseen suostumukseen.

Saamme tietoja ensisijaisesti asiakkaalta itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten yritysten kotisivut tai YTJ. IP-osoitteet tallentuvat automaattisesti Crisp Chatista, WordPressin WordFence –tietoturvalisäosasta ja anonymisoidusti Google Analyticsista.

8. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Emme luovuta tietoja eteenpäin esim. alihankkijoille ilman erillistä sopimusta (suullista tai kirjallista). Me emme myy tai luovuta asiakkaidemme tietoja kolmansien osapuolten markkinointitarkoituksiin.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Emme luovuta säännönmukaisesti yrityksen ulkopuolelle. Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat säilyttää dataa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Edellytämme palveluntarjoajiltamme kuitenkin EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia suojauksia ja toimintoja.

10. Evästeiden (cookies) käyttö

Valakia.fi käyttää sivuillaan evästeitä kävijämäärien ja liikenteiden lähteiden tarkastelua (verkkokäyttäytyminen) varten, tuotteiden ja palveluiden käyttöasteen arvioimiseksi (Google Analytics), asiakapalvelutilanteen parantamiseksi (Crisp Chat), tietoturvan parantamiseksi (WordFence) sekä ylläpitomahdollisuuden toteuttamiseen ylläpitotilanteessa (WordPress). Google Analytics –tiedot on anonymisoitu ja vanhat tiedot poistuvat 26kk kuluttua. YouTube-palvelu käyttää myös omia evästeitään sivustolla olevien videoiden näyttämisen yhteydessä.

11. Rekisterin suojaus

Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla yleisesti hyväksyttävillä teknisillä keinoilla.Rekisterin tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Paperiset henkilötiedot ovat valvotussa tilassa lukkojen takana, joihin on pääsy ainoastaan tietoon oikeutetuilla.

Internetsivustolla käytetään SSL-suojausta ja asianmukaisia keinoja, kuten palomuuri, captcha, ajantasaiset tietoturvapäivitykset ja koodin jatkuva auditointi. Näistä seikoista pidämme yhteyttä lisäksi myös sivutilaa ylläpitävän tahon kanssa (hosting) palvelimen ajantasaisuuden ja turvallisuuden ylläpitämiseksi.

Tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ja säilytetään asianmukaisin keinoin. Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietoja.

12. Automaattinen päätöksenteko

Toiminnassamme ei tehdä automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22).

13. Rekisteröidyn oikeudet

  • Oikeus tarkistaa mitä henkilötietoja rekisteröidystä on talletettu henkilötietorekisteriin.
  • Oikeus pyytää henkilötietojen päivittämistä, korjausta tai poistamista. Henkilötietojen poistoa voi kuitenkin rajoittaa niiden välttämättömyys sopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseksi, tai lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi.
  • Oikeus pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Tällöin henkilötietosi siirretään koneellisesti luettavassa muodossa toiselle rekisterinpitäjälle.
  • Oikeus rajoittaa tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.
  • Oikeus kieltää henkilötietojen käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.
  • Oikeus peruuttaa aikaisemmin annettu suostumus tietojenkäsittelylle.
  • Oikeus tehdä valitus tietojenkäsittelyyn liittyvistä seikoista valvontaviranomaiselle.
  • Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee toimittaa kohdassa yksi (1) annettuihin yhteystietoihin. Pidämme huolen, että henkilötietojasi käsitellään täydellä ammattitaidolla ja salassapitovelvollisuutta noudattaen.

14. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden tämän selosteen päivittämiseen ja mahdollisiin muutoksiin. Rekisteröidyn vastuulla on tutustua rekisteriselosteen sisältöön säännöllisesti. Ajantasaisen tietosuojaselosteen löydät aina täältä.